Comment aménager sa salle de réunion ou de formation ?

Un espace de réunion ou de formation bien aménagé favorise la communication ou l'apprentissage. La salle de formation est un instrument pédagogique que les responsables doivent pouvoir utiliser et orienter en fonction des besoins des apprenants. Les principes de base :

avoir une salle propre et accueillante, lumineuse ;
utiliser du mobilier modulaire dont l'arrangement peut être revu ;
proposer des chaises confortables ;
proposer différents types d'espace en fonction des activités (travail individuel sur ressources papier, sur ordinateur, travail en groupe, éventuellement installer un espace détente-lecture).

De plus, en dehors de sa capacité d’accueil, cette salle doit être, dans l’idéal :

Accessible facilement en transport ;
Equipée : vidéoprojecteur, paper board ;
Calme : propice à la concentration ;
Agréable.

Il n’existe pas deux réunions similaires. En prêtant attention aux objectifs de votre réunion, à la forme de la salle ainsi qu’au niveau d’interaction souhaité entre l’animateur et les participants, vous pouvez être sûr de mettre en place une configuration qui mènera à une réunion unique et réussie.

Avant de choisir la bonne disposition, il faut donc se poser des questions :

Est-ce que les participants peuvent se voir facilement ?
Suis-je libre de bouger et de me déplacer au besoin ?
Les participants peuvent-ils circuler lors des exercices et activités ?
La disposition permet-elle une communication fluide entre les participants ?
Existe-t-il des objets qui peuvent constituer symboliquement un obstacle ?

1- La localisation de la salle

Votre salle de réunion doit être facilement accessible en voiture, avec une possibilité de stationnement gratuit ou un parking à disposition. Il est préférable qu’elle soit bien desservie en transports en commun, à côté d’une gare ou d’une station de métro. Pensez également à la pause déjeuner des participants. Assurez- vous que le lieu de réunion se trouve à moins de 5 minutes à pied d’un restaurant ou d’un snack.

2- La qualité des locaux

Vous devez impérativement vérifier 3 points concernant la qualité des locaux :

Tout d’abord, la propreté des lieux et l’état de vétusté du bâtiment. Vous ferez une meilleure impression et les participants seront plus réceptifs et concentrés s’ils se sentent bien dans leur environnement de travail.

Vérifier aussi l’accessibilité : Trouve-t-on facilement l’entrée ? La salle de réunion est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite ?

Enfin, vérifiez les sanitaires : sont-ils propres et accessibles à tous ? Sont-ils équipés pour les personnes à mobilités réduites ?

3- L’accueil et la sécurité

L’attitude professionnelle du personnel de l’accueil doit être irréprochable.

Un autre aspect très important : la sécurité. Il faut s’assurer que les locaux soient aux normes en termes d’évacuation et de moyens de lutte contre les incendies : plan d’évacuation, sorties de secours, extincteurs, signalétique…

Enfin, le personnel de l’accueil doit être formé et être en mesure de faire évacuer tous les participants, et de prévenir les secours en cas d’incendie.

4- Les services proposés

Quelques exemples : café, des bouteilles d’eau, des petits déjeuners d’accueil, des plateaux repas pour le midi, etc…

5- La disposition du mobilier

Réfléchissez d’abord à la nature et aux objectifs de la rencontre.

Pour bien agencer vos meubles, il vous faudra définir comment se dérouleront les formations et à quelle autre fonction servira cette salle. Les formations seront-elles uniquement théoriques ou pour des exposés ? Y aura t’il des ateliers ? Quel rôle jouera le formateur ? Allez vous faire des réunions dans cette salle ?

L'aménagement de la salle a un impact certain sur la qualité et la convivialité de la réunion. En effet, le choix de la disposition du mobilier, du confort des sièges ou encore les équipements bureautiques disponibles influent sur le bon déroulement d'une rencontre. Ces facteurs varient en fonction du nombre de participants, bien sûr, mais aussi du degré d'interaction souhaité ou du standing voulu.

6- Salle de réunion en pavé

Probablement le premier agencement qui vient à l’esprit des gens lorsqu’ils pensent à une réunion. Il s‘agit d’une grande table ovale, ronde ou rectangulaire, avec des chaises ou des fauteuils autour.

Avantage : cette disposition n’impose pas de hiérarchie entre les participants,

Inconvénients : elle est non adaptée pour une présentation.

Cette disposition convient aux salles en longueur. Elle est limitée à une dizaine de personnes.

Cet agencement est souvent celui privilégié pour les comités de direction, les réunions d’équipe plus informelles, les entretiens, les brainstormings. Elle permet à chacun de s’exprimer dans une atmosphère conviviale et même de réaliser une audioconférence. Cette disposition contribue à créer un caractère intimiste à la rencontre.

Privilégiez la table carrée avec des chaises des 2 côtés pour permettre aux participants de se faire face. Une salle de réunion avec une table rectangulaire est parfaitement appropriée à un CoDir ou un entretien. En étant assis face à face, les participants communiquent mieux entre eux. L’animateur pourra se placer en bout de table.

Pour un style plus décontracté, les chaises peuvent se placer autour d'une table basse.

La table ronde s’avère toutefois l’option idéale pour créer une ambiance moins formelle, plus détendue. Évitez cependant la table ronde si vous avez prévu un animateur ou une présentation pendant votre réunion.

Cette configuration réduit les mouvements du formateur. Comme celui-ci sera assis, cette solution doit être choisie si ses mouvements sont limités et si son rôle est plus d’animer un débat que de présenter des idées.

7- Salle de réunion en U

Il s’agit tout simplement de tables installées en forme de « U » avec des chaises, laissant la possibilité de faire une présentation sur paper board, une projection sur un écran tout en permettant la discussion. Les invités peuvent prendre des notes. Ce format a pour avantage de permettre une libre circulation pour un orateur qui se retrouve au centre de l’attention et peut facilement porter son attention sur un participant.

C’est en général la solution retenue pour une réunion commerciale. On peut inviter jusqu’à une trentaine de personnes qui ont besoin d’interagir entre elles.

Attention, cet arrangement n’est pas toujours possible selon les lieux car il vous faudra une salle de réunion spacieuse, et plus vous êtes nombreux, plus le « U » s’allonge ; les participants tout au bout ne verront probablement pas bien l’écran.

Nota : le formateur peut verrouiller la montée et la descente des écrans pour éviter que les utilisateurs soient distraits.

8- Salle de réunion en îlots

Cette configuration est utilisée pour animer un atelier en sous-groupes de 4 à 10 personnes maxi. Elle permet d’alterner entre des présentations théoriques ou méthodologiques courtes, et des phases de travail en sous-groupe plus longues. Si ce n’est pas le cas, cette configuration sert uniquement à donner des torticolis aux gens ! Cette implantation est moins conseillée si le formateur doit être très présent. Cela sera parfait pour des ateliers où les participants devront agir et participer plus qu’écouter.

9- Salle de réunion en bancs d'école

Comme à l’école ! Des tables et des chaises font face à un ou plusieurs orateurs et à un écran. Cette configuration correspond à une salle de classe classique avec une allée centrale. C’est le compromis idéal entre la taille de la salle de réunion et le confort des participants notamment sur des séminaires de plusieurs jours. Les participants, installés par 2 à 4, peuvent alors suivre convenablement la présentation tout en prenant des notes et utiliser leur ordinateur portable. Cette disposition implique qu'un support (une table, une tablette) soit positionnée devant chaque chaise, comme dans une véritable salle de classe. Cette pièce peut devenir aussi un lieu d’examen.

Avantage : idéal pour un séminaire sur plusieurs jours

Inconvénient : très scolaire et limite les échanges

Cette implantation classique est adaptée pour les grands groupes (20 à 30 personnes) et sera parfaitement adaptée pour les formations théoriques présentées sous forme de cours magistral. Les participants devront principalement écouter et poser leurs questions au formateur si besoin.

La présentation est valorisée et l’attention est tournée vers un point d’information unique : l’écran, le tableau, etc…

Ce format classe permet de limiter la perte d’espace et est donc idéal pour de faibles budgets.

Pensez à laisser une allée centrale pour favoriser la circulation. Pour encore plus d’efficacité, décalez les tables en forme de « V » pour réaliser un agencement en forme ‘chevron’. Votre salle de réunion prendra une toute autre envergure ! Les participants pourront ainsi mieux échanger tout en gardant l’intervenant comme point d’attention principal.

10- Salle de réunion en cercle

Tout le monde dans la salle peut voir tout le monde et tout le monde est au même niveau, y compris l’animateur.

Il faut privilégier cette configuration lorsqu’on souhaite animer un débat ouvert, un tour de table ou une discussion sur un sujet intime.

Cette configuration n’est pas compatible avec une projection et empêche l’animateur d’être debout car il y aura toujours quelques participants obligés de tourner la tête.

Le demi-cercle sera davantage recommandé. On a l’horizontalité entre les participants, qui peuvent se voir facilement. Mais on garde une asymétrie entre l’animateur et les participants.

Cette disposition offre la possibilité à l’animateur de rester debout, de bouger et d’être libre de ses mouvements.

11- Salle de réunion en théâtre

Une estrade, un écran ou un animateur, et des rangées de sièges en face, la configuration en salle de théâtre est fréquemment utilisée pour les lancements de produits, les conférences, les séminaires, les réunions plénières de 10 à 60 personnes. Cette configuration convient aux rassemblements d’un grand nombre de personnes. Cette disposition est parfaite pour maximiser l’espace disponible. Des rangées successives de chaises font face à la scène, ce qui permet à tous de bien voir l’animateur de l’événement mais également l’écran et les différents objets en démonstration à l’avant-scène.

Il est assez difficile parfois de circuler entre les rangées, mais cela permettra de maximiser le nombre de personnes assises.

Cette configuration peut donner une sensation de réunion très formelle et rendre difficile l’interaction, les échanges entre les participants.

Pour plus de confort, laissez 15 à 20 cm entre chaque chaise et 60 à 70 cm entre chaque rangée.Certains lieux proposent des tablettes intégrées si vous voulez que les participants prennent des notes.

12- Les murs de la salle

Les murs de la salle ont également un rôle à jouer :

laisser un mur (ou une partie de mur) à la disposition des apprenants pour leur propre expression ;
proposer des objets issus des arts visuels ou en relation avec la littérature (sensibilisation culturelle, esthétique et plaisir) ;
un affichage spécifique peut être conçu avec des nuages de mots, des schémas, des phrases courtes qui amènent l'apprenant à réfléchir, à poser une question, à échanger avec les autres.

13- Le matériel

Cela semble évident mais il est pourtant essentiel de penser au matériel environnant car sans bon matériel, une formation peut très vite devenir un enfer. 9 personnes sur 10 sont stressées par l’utilisation de la technologie des réunions et de présentations. Et c’est bien normal car les problèmes liés au matériel représentent une perte de temps considérable, causent une incompréhension des informations transmises et entrainent de la démotivation auprès des participants. Mieux vaut s’équiper convenablement et penser aux besoins du formateur ou du conférencier pour que lui aussi soit dans de bonnes dispositions.

A la place d’un simple paperboard, préférez un video-projecteur ou un écran interactif adapté aux dimensions de votre salle. Cela aidera à la transmission de l’information et permettra au formateur d’agir en direct sur ses présentations. Vous pouvez aussi équiper cette salle d’un grand écran et vous munir d’un système de partage de données.

Pour fixer ces grands écrans, si vous avez besoin de les bouger, optez pour un support mobile pour grands écrans. Si l’écran doit être fixe, préférez un support mural à inclinaison qui vous permettra de faire bouger l’écran et de changer l’angle de vue ou l’orientation si nécessaire.

Avec un dispositif de présentation vidéo par projection ou sur écran, il est nécessaire de bloquer la lumière extérieure pour éviter l’éblouissement mais surtout s’assurer que l’on puisse voir ce qui est projeté. N’oubliez pas d’installer des stores ajustables.

Installez des petites notices à disposition des utilisateurs pour les guider à tout moment dans leurs actions.

Assurez-vous que la salle dispose d’une connexion wifi importante.

Les participants d'une réunion arrivent fréquemment munis de leur ordinateur portable : veillez à suffisamment équiper la salle en prises de courant.

14- Le mobilier

Les meubles que vous choisirez doivent répondre à plusieurs critères pour s’insérer à la perfection dans votre espace de formation. Tout d’abord, ils doivent être confortables : chaises, hauteur des tables et bureaux…

Il s’agit d’un élément essentiel pour un bon apprentissage. De plus, veillez à choisir du mobilier ergonomique, qui se positionnera naturellement dans votre espace. Plus vos collaborateurs, clients, stagiaires ou employés seront bien installés, plus ils seront attentifs, vifs, intéressés et enthousiastes à l’idée de passer quelques heures ou jours en votre compagnie.

La concentration étant plus élevée, vous pourrez donc être plus efficaces dans votre présentation ou celle du formateur.

De plus, les meubles doivent impérativement être solides. Cela peut sembler évident mais n’oubliez pas que les formations sont des moments de partage, que les déplacements peuvent être nombreux et qu’un grand nombre d’utilisateurs investiront l’espace… Autant de facteurs qui peuvent – malgré eux – entraîner les protagonistes à quelque peu abîmer le matériel si ce dernier n’était pas solide.

Enfin, pour aller plus loin, nous vous conseillons de choisir du mobilier adaptable afin de moduler l’environnement selon vos envies : roulettes sous les tables et chaises pour les déplacer facilement (attention à la stabilité), tablettes tactiles insérées dans chaque bureau pouvant être utilisées ou mises de côté lorsqu’elles ne sont pas nécessaires.

15- L’environnement : lumière, acoustique, décoration

Il faut soigner l’acoustique de la salle en fonction du type d’interactions voulu entre le pédagogue et les apprenants et entre les apprenants eux-mêmes. Mais si la (re)construction de la salle de formation n’est pas toujours possible, il existe des alternatives permettant de moduler la propagation des ondes sonores, notamment à l’aide de plafonds absorbants (voir images ci-dessous).

Il est toujours plus agréable et motivant de travailler dans un lieu soigné. Pour votre image comme pour l’efficacité des formations, un peu de « déco » ne peut être que positif, surtout si elle est réfléchie.

Mettez un peu de couleur dans votre salle, le tout blanc est un faux ami car, à la longue, il crée des migraines. Préférez des couleurs pastel qui seront moins agressives pour les yeux et sont très tendances. Ne mettez pas plus de 2 couleurs différentes pour éviter de saturer le champ visuel et jouez sur les camaïeux.

Pour ce qui est des « accessoires », quelques affiches encadrées ou tableaux seront un plus, comme une plante verte qui apportera comme une bouffée d’oxygène. Mais si vous n’êtes pas expert en déco, restez sobre.

Concernant la lumière, rien ne vaut la lumière du jour mais, comme expliqué plus tôt, en quantité raisonnable pour éviter l’éblouissement. C’est de loin la meilleure source de lumière. Optimisez là en utilisant des stores réglables ou des autocollants brise vue sur une partie des vitres. Pour la lumière intérieure, évitez les spots qui seront trop lumineux et pourront être gênants. Un éclairage général avec une lumière indirecte est une bonne chose, surtout s’il est complété par des points de lumière individuels. Enfin, si vous le pouvez, favorisez les ampoules générant une lumière proche de celle de la lumière du jour, vos utilisateurs n’en seront que plus heureux !

Pensez également aux détails thermiques : chauffage en hiver, système de ventilation en été pour encore et toujours assurer un bien-être aux utilisateurs.

16- Bonus : tous les petits plus pour vous démarquer

Des bouteilles d’eau à disposition
Le code Wi-Fi bien visible (et simple à retenir !) pour les collaborateurs extérieurs
Une penderie ou un porte manteau pour ranger manteaux et sacs et ainsi ne pas encombrer la pièce
Des bloc-notes et stylos à disposition sur chaque bureau ou pupitre
Des papiers et post-it de couleurs pour les brainstormings
Un ou plusieurs pupitre(s) selon l’agencement choisi
Des badges pour préciser les prénoms de tous les participants s’ils ne se connaissent pas
Des multiprises et des chargeurs de téléphone / ordinateur
Une boîte pour échanger les cartes de visite
Oubliez le paper board, optez pour un mur en tableau blanc géant !
Optez pour des canapés tendance
N'oubliez pas de donner un nom ludique à votre salle !

17- Le kit de survie

Dans la réalité, vous allez devoir composer avec un certain nombre de problèmes, par exemple :

la taille de la salle qui est soit plus grande ou plus petite que prévu ;
le mobilier qui est trop grand, trop petit, difficile à déplacer, voire impossible à bouger, obsolète… ;
la configuration de la salle qui peut être surprenante : des poteaux en plein milieu de l’espace, la surface de projection qui est la même que celle sur laquelle vous pouvez écrire, l’impossibilité de circuler pour vous ou les stagiaires…
la baie vitrée qui donne sur la piscine ! Vous comprendrez qu’en plein été il est facile de perdre l’attention de son auditoire !
la salle placée en plein milieu de l’atelier de production et qui en subi les odeurs et les bruits !

Bref, être un bon formateur c’est aussi savoir anticiper, se préparer et s’ajuster lorsque nécessaire ! Pas toujours drôle !

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