La saisie de données sous Excel devient de plus en plus courante. Afin de pouvoir exploiter vos données dans les meilleures conditions, pensez à structurer votre fichier Excel façon « base de données ». Voici la procédure.

1- Tout d’abord listez sur un brouillon tous les différents thèmes que vous voulez enregistrer. Exemple :

• date de commande,
• code fournisseur,
• description du fournisseur,
• l’article commandé chez ce fournisseur,
• quantité commandée,
• prix unitaire.

2- Ensuite ouvrir un fichier Excel et commencer à saisir sans chercher à faire « joli »

3- Dans la 1ère ligne de votre tableau : saisissez uniquement les titres dans chaque colonne bien distincte. Une seule colonne pour un seul titre.

4- Ne saisissez jamais de « sous-titres » sur les lignes inférieures : il faut bannir les sous-titres. S’il vous semble nécessaire d’avoir un sous-titre c’est que vous avez mal défini vos titres : revenir au point n° 1

5- Toutes les données d’une colonne sont strictement en rapport avec le titre.

Par ex : dans la colonne description du fournisseur, renseignez uniquement son nom mais ne mettez pas son adresse : cela doit faire l’objet d’une autre colonne si besoin.

6- Toutes les données d’une colonne s’écrivent avec la même unité : si vous décidez que votre prix unitaire est en euro, vous ne pourrez pas mettre de prix en dollars. Il faudra ajouter une autre colonne pour indiquer le taux de conversion.

7- Une même donnée s’écrit strictement avec la même orthographe dans les différentes lignes. Par exemple, quand vous saisissez le nom du fournisseur : ne l’écrivez pas une fois avec une majuscule et une autre fois sans majuscule.

8- Votre tableau Excel ne doit pas contenir de cellules vides. Si toutes vos commandes sont passées chez le même fournisseur : vous devez répéter son nom sur chaque ligne.

9- Votre tableau Excel ne doit pas contenir de cellules fusionnées.

10- Votre tableau Excel doit être « compact » : il ne doit pas y avoir de saut de ligne ou de saut de colonnes.

11- Enfin, vous ne devez pas insérer de formules de sous-totaux intermédiaires en ligne ou en colonne

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