Pourquoi ?
L’inventaire du stock de fin d’année doit être rigoureux car il est déterminant dans le calcul de la performance et du résultat de votre entreprise. L’inventaire des stocks de fin d’exercice est un élément clé du bilan. Il doit être réalisé à la clôture des comptes puisque le bilan est une photographie du patrimoine de l’entreprise à la fin de l’exercice comptable.
Pour de nombreux entrepreneurs, l’inventaire est un devoir assez « ennuyeux ».
Les inventaires ne sont pas seulement nécessaires parce que la loi l’exige, ils sont également importants pour pouvoir évaluer la valeur de votre entreprise. D’ailleurs, ce n’est pas nouveau : il y a plus de 500 ans, le mathématicien italien Luca Pacioli, un bon ami de Léonard de Vinci, l’a reconnu. Il n’a pas seulement décrit dans ses travaux la comptabilité en partie double, que les marchands italiens utilisaient déjà à l’époque, mais il a également conseillé aux entrepreneurs de son temps d’utiliser l’inventaire comme base de leur propre bilan.
C’est l’article L 123-12 du code du commerce qui oblige toute société à « contrôler, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise et établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice ».
Quand ?
Attention, l’inventaire est exigeant en temps: il doit être anticipé et préparé en amont.
L’inventaire physique doit en principe être réalisé le jour de la clôture, sauf si l’entreprise dispose d’un système d’inventaire permanent.
Rq : La méthode de l’inventaire permanent consiste à suivre en temps réel chaque entrée et sortie de stock. Pour cela, les entreprises recourent généralement à la mise en place d’ERP (logiciels professionnels de gestion intégrés) permettant de leur simplifier la tâche. Avec l’inventaire continu, vous n’effectuez pas votre inventaire à un jour de référence, mais étalé sur toute l’année.
Si vous ne pouvez pas faire l’inventaire du stock au jour exact de fin de votre exercice comptable, il est admis que l’inventaire puisse être effectué quelques jours avant ou après la clôture, à la condition de pouvoir rétablir le montant des stocks par une neutralisation de chaque entrée et de chaque sortie survenue entre la date de clôture et la date de la réalisation de l’inventaire physique.
Par ailleurs, prévoyez de faire le comptage un jour de fermeture pour qu’il n’y ait pas de mouvements dans le stock pendant que vous comptez. En effet, il est conseillé de suspendre l’activité de l’entreprise durant l’inventaire ou de la réduire au maximum. Et pour suspendre l’activité le moins longtemps possible, deux solutions :
- mettre tout le personnel à contribution ;
- effectuer une partie de l’inventaire lors des horaires de fermetures (début de soirée par exemple).
Il n’est pas nécessaire que l’exercice soit le même que l’année civile. Pour certaines industries (par exemple l’agriculture), il est plus judicieux de réagir aux fluctuations saisonnières et donc de fixer la date du bilan à un autre moment, par exemple lorsque les stocks sont aussi vides que possible. Il en est de même pour les activités commerciales qui réalisent un chiffre d’affaires élevé lors des fêtes de fin d’année.
Quoi ?
Il s’agit d’inventorier les éléments suivants :
- Les stocks de matières premières : c’est ce qui est utilisé dans les produits que vous fabriquez.
- Les stocks de marchandises : ce sont les biens que vous achetez pour les revendre en l’état.
- Les stocks de fournitures et consommables : ce sont les autres produits que vous « consommez » dans votre activité (des emballages par exemple).
- Les stocks de produits finis : ce sont les biens que vous avez produits mais qui ne sont pas encore vendus.
- Les stocks en-cours de production : ce sont les biens, les travaux ou les services qui sont en cours de production mais qui ne sont pas terminés à la date d’inventaire.
Il faut exclure des stocks les immobilisations, c’est-à-dire tous les biens d’investissements qui servent à l’activité mais qui sont destinés à rester dans l’entreprise : matériel, outillage, mobilier, etc.
Ne pas oublier les marchandises facturées mais pas encore réceptionnées : il peut arriver qu’à la date de l’inventaire, vous soyez en attente de la livraison d’un fournisseur. Si la facture est établie avant la date de clôture de l’exercice, elle sera comptabilisée sur l’exercice. Il faut donc inclure les marchandises dans le stock même si elles ne sont pas encore chez vous.
Ne pas inclure des marchandises vendues mais pas encore livrées : de la même façon, si vous avez déjà facturé des marchandises à un client mais que vous ne les avez pas encore livrées, elles seront comptabilisées comme déjà vendues. Il ne faut donc pas les inclure dans le stock à l’inventaire alors même qu’elles sont encore en magasin.
Qui ?
Pour l’inventaire, il faut affecter correctement vos ressources humaines.
- Faire appel à du personnel extérieur
N’oubliez pas de planifier suffisamment tôt le personnel pour cette journée.
Cela peut également signifier que vous embauchez des travailleurs temporaires supplémentaires exclusivement pour l’inventaire. Cela a des avantages et des inconvénients. Les coûts plus élevés ne sont pas le seul facteur négatif. Les employés supplémentaires ne connaissent pas votre entreprise et n’ont peut-être jamais effectué d’inventaire, il se peut donc qu’ils doivent être formés à court terme. Cependant, ce temps et ces coûts peuvent être compensés par un inventaire plus rapide. Plus le personnel travaille sur l’inventaire en même temps, plus vite il est complété.
Un autre avantage des employés externes est le désintérêt envers l’entreprise et donc une certaine partialité.
- Mettre le personnel hors de sa zone habituelle
Même si vous ne décidez pas d’embaucher du personnel temporaire supplémentaire, il est logique de ne pas déployer des employés dans votre zone de travail habituelle. La probabilité qu’ils répètent les mêmes erreurs dans l’enregistrement d’origine lors de l’inventaire physique est assez élevée. De plus, en tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez pas présumer que les employés qui commettent une erreur ou qui ont même commis un acte frauduleux n’essaieront pas de la dissimuler. Sans mettre vos employés en suspicion, l’inventaire est également conçu comme un moyen de détection des vols.
- Définir et quadriller des domaines de responsabilité
Enfin, vous devez constituer des équipes et définir les domaines de responsabilité. Cela permet de s’assurer qu’aucun poste n’est négligé parce que personne ne se sent responsable de celui-ci. Si vous n’exécutez pas cette tâche vous-même, vous devez spécifier cette gestion des stocks. Cela coordonne le processus de l’inventaire, attribue des zones de tâches, permet de garder des calendriers à l’esprit et permet d’effectuer des contrôles ponctuels.
- Inventorier en binôme
Lorsqu’il s’agit de la main-d’œuvre, il peut être utile de former des équipes de deux personnes. Cela présente deux avantages : d’abord, une personne peut compter et l’autre peut l’écrire. Cela accélère le travail. Deuxièmement, les employés peuvent alterner entre eux pour soulager la tête et les articulations. Si vous pouvez vous le permettre, il est utile de faire vérifier chaque élément par deux équipes distinctes : Cela minimise les erreurs.
Où ?
On applique le principe d’exhaustivité : tous les stocks doivent être recensés et comptés. Tous les recoins de l’entreprise doivent être vérifiés (réserves, magasin, couloirs, stocks en dépôt chez les tiers, etc). Cela nécessite un rangement au préalable de toutes les zones. Lorsque vos employés passent le jour de l’inventaire à faire du rangement et du nettoyage, l’inventaire prend beaucoup de temps et l’humeur se détériore.
Dans les jours précédant l’inventaire physique réel, vous assurez non seulement l’ordre, mais vous rapprochez également les articles d’un groupe de marchandises à un moment donné et vous les structurez. Au cours de ce processus, vous avez également la possibilité de vérifier l’étiquetage : Pour éviter les questions pendant l’inventaire, il est important que tous les articles soient correctement marqués.
Comment ?
Au lancement de l’inventaire, chacun doit disposer d’une feuille de comptage sur laquelle il indique la référence du produit et précise le nombre d’unités correspondantes. Chaque feuille de comptage doit être validée et signée par le responsable qui peut procéder à des vérifications du comptage déjà effectué. Un double comptage permettra de relever les éventuelles erreurs. Afin d'éviter les doublons, une marque sur l'article ou tout autre moyen permettra d'identifier les recensements déjà effectués. Les fiches seront remontées auprès du responsable de zone afin de les transmettre au service comptable.
Conclusion
S’il venait à vous manquer du temps : concentrez-vous sur les valeurs significatives. Exemple : privilégiez un produit fini plutôt qu’une vis.
Pensez aux dépréciations. Si vous avez des marchandises anciennes ou détériorées et que vous avez des difficultés à les revendre, vous pouvez les retenir pour une valeur inférieure à leur prix d’achat.
Enfin, c’est une « bonne idée » d’inviter votre conseiller fiscal à l’inventaire. Ce dernier peut effectuer une visite lors de la procédure, vérifier qu’elle a été effectuée correctement et confirmer la visite. Cette déclaration donne un signal positif pour les impôts. Mais ce qui est plus important, ce sont les listes d’inventaire correctement tenues à jour. Ici aussi, vous pouvez faire bonne impression si vos reçus sont correctement remplis, accusés de réception et numérotés. Classez tout dans un seul dossier : vous êtes obligé de conserver les documents pendant dix ans.
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