La gestion du temps avec les 4 quadrants

“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important” D.D. Eisenhower

Bien gérer le temps ne consiste pas seulement à dresser une liste de tâches et à rayer au fur et à mesure celles effectuées. Il faut savoir planifier, hiérarchiser et mettre à l’écart. Il existe une méthode intitulée « la matrice d’Eisenhower ». Cette matrice, désormais connue, a été popularisée en 1989 par Stephen Covey grâce au livre « les 7 habitudes des gens efficaces ». On parle désormais des « 4 quadrants de Stephen Covey ».

Ce modèle est composé de 2 axes : Importance et Urgence et donc de 4 sections.

Chaque quadrant comprend un ensemble d’activités qui doivent être gérées différemment :

Quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes,
Quadrant 2 : les tâches importantes, mais non urgentes,
Quadrant 3 : les tâches non importantes, mais urgentes,
Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes.

Ainsi, pour remplir la matrice efficacement, il est essentiel de faire preuve d'objectivité et de se baser sur des éléments factuels et concrets dans la mesure du possible.

4 quadrants

1- Les 2 axes : Importance et Urgence

“Les tâches importantes chuchotent, tandis que les tâches urgentes hurlent.” M. Masterson

On a souvent tendance à confondre les deux termes : urgent et important.

On estime que lorsqu’une tâche n’est pas urgente, c’est qu’elle n’est pas importante et par conséquent on priorise l’urgent et on délaisse l’important.

L'urgence fait référence aux tâches qui nécessitent une attention immédiate et se base sur le temps nécessaire à la réalisation de ces dernières ainsi que leurs échéances. On est dans un mode réactif lorsque l’on traite ce genre de tâches.

Les tâches importantes sont celles que l’on analyse de façon stratégique. Lorsque l’on traite ce type de tâche, on est généralement calme, rationnel et ouvert aux opportunités. On est dans un mode actif.

La matrice d’Eisenhower est pertinente. Elle nous aide à nous distancer de notre nature primitive et nous force à travailler sur les tâches qui nous sont bénéfiques sur le long terme.

L’étude est d’autant plus difficile que le caractère urgent est très subjectif : le degré d'urgence variera d'une personne à l'autre en fonction de son ressenti par rapport à la tâche en question, lié à son état de stress, ses compétences, son expérience, son mode de fonctionnement, etc.

2- Le quadrant 1 : les tâches importantes et urgentes

En haut à gauche se situe le quadrant urgent+ / importance+ : il est la priorité absolue en termes de traitement : à faire tout de suite et soi-même ! Cela exige que nous nous en occupions de suite et que toute autre activité soit abandonnée tant que cela n’a pas été résolu. Mais retenez que les tâches qui sont importantes et urgentes sont souvent le résultat d’une mauvaise planification.

4 quadrants

Voici quelques exemples de tâches importantes et urgentes :

une crise, un conflit humain,
une échéance qui approche pour un projet,
un budget à boucler,
la préparation d’une réunion qui aura lieu le jour-même ou le lendemain,
répondre au mail d’un client, appeler un client pour décaler un rendez-vous qui devait avoir lieu le jour-même, etc.

3- Le quadrant 2 : les tâches importantes et non urgentes

En haut à droite se situe les tâches à planifier. Ce sont les tâches sur lesquelles on doit investir le plus de temps possible car elles contribuent à notre épanouissement, à notre développement personnel et à notre succès. Paradoxalement ce sont aussi les tâches que l’on a toujours tendance à négliger. Parce que l’on a trop d’urgences à traiter, on remet ces tâches au lendemain. On se dit qu’un jour on aura le temps de s’en occuper. La 1ère de ce type de tâche est de s’occuper de sa santé. Les effets pour ne pas le faire ne sont visibles qu’à long terme mais ils peuvent être dévastateurs. Ce quadrant inclut des aspects tels que :

la formation,
la préparation d’un examen,
la veille stratégique,
le travail créatif etc.

4 quadrants

Il faut chaque jour réserver un créneau pour s’y consacrer. Vous pouvez décider de vous laisser deux heures chaque matin pour effectuer toutes vos tâches importantes mais non-urgentes en demandant à vos collaborateurs de ne pas vous déranger pendant cette plage horaire.

4- Le quadrant 3 : les tâches non importantes mais urgentes

En bas à gauche se situe les tâches très perturbatrices à déléguer au maximum. Lorsque l’on est mal organisé, c’est généralement sur ce cadran que l’on perd le plus de temps. On peut souvent trouver dans ce quadrant des tâches superflues trompeuses.

4 quadrants

Voici quelques exemples de tâches urgentes mais non importantes :

la plupart des appels téléphoniques, les emails,
les collègues qui viennent à votre bureau pour demander quelque chose à la dernière minute,
les tâches administratives etc.

5- Le quadrant 4 : les tâches non importantes et non urgentes

Faites-vous plaisir : ces tâches « inutiles » doivent tout simplement être supprimées de votre quotidien et de celui de votre équipe ! On associe ces tâches généralement à des distractions : surf sur internet par exemple.

4 quadrants

Mais attention, plusieurs études scientifiques montrent que notre cerveau a besoin de distractions et de repos pour consolider les connaissances qu’il acquiert. Sans pause on est moins performant. On peine à se concentrer, on est plus anxieux et irrité et on gère moins bien notre temps. Les distractions sont en fait nécessaires pour se ressourcer et rester performant. En passant environ 5% de notre temps éveillé sur les tâches du quadrant 4, on est donc d’autant plus efficace pour traiter les tâches des quadrants 1, 2 et 3.

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6- Conclusion :

Plus qu’une méthode : la matrice d’Eisenhower est une philosophie de vie. En effet, notre bien-être dépend également de la façon dont nous gérons le temps.

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