Utilité d'un organigramme

L'organigramme est un outil informatif et organisationnel utilisé en entreprise pour déterminer les liens hiérarchiques, organisationnels et fonctionnels existants entre les différents métiers de la structure.

C’est une photographie à l’instant « i » des postes occupés dans la structure et des rapports pouvant exister entre eux. Il s’agit également d’un outil de répartition des tâches au sein de l’entreprise.

Ainsi, élaborer un organigramme et l’avoir toujours à portée de main, présente de grands avantages. Et parmi ceux-ci, la possibilité de réduire les dépenses de votre entreprise !

A quoi sert l’organigramme ?

L’organigramme est avant tout un outil de communication destiné à faciliter la compréhension des rapports et liens existants au sein de la société. Il remplit les objectifs suivants :

Développer la structure de la société et choisir celle qui convient le mieux pour atteindre les objectifs. Le schéma organisationnel doit être dicté par la stratégie de l’entreprise. C’est également un outil d’analyse de dysfonctionnements. Il est utile aux membres de la Direction pour corriger les problématiques organisationnelles existantes lorsque c’est nécessaire. Il permet au leadership de gérer plus efficacement la croissance ou le changement.

Permettre aux employés, et notamment aux nouveaux arrivants, mais aussi aux clients et partenaires de mieux comprendre comment leur travail s’intègre dans le schéma global de l’organisation. Une meilleure connaissance de ses interlocuteurs, leurs rôles dans l’entreprise, les liens inter-métiers et rapports de subordination pouvant exister. Chacun connaît alors sa juste place dans l’équipe, il n’y a plus d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques. Cette cartographie favorise donc largement l’efficacité en entreprise.

Visualiser la distribution des charges de travail entre les différents membres du personnel. Ce qui booste la productivité et aide dans la supervision des équipes. Cet outil contribue donc à la baisse du coût de la masse salariale.

Améliorer les lignes de communication. Un collaborateur peut plus facilement savoir à qui s’adresser dans le cadre de ses différentes tâches. Il sait voir les responsabilités professionnelles de chacun et leur implication dans tel ou tel projet. Moins de perte de temps et plus d’efficacité au travail. La DRH peut s’appuyer sur cet outil pour faire des ajustements qui facilitent la communication entre les employés et les équipes, et améliorent les systèmes de travail.

Pour être efficace, ce document doit constamment être actualisé lors d’une mobilité interne, d’une création d’emploi ou à l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans la société. C’est un document évolutif qui n’a de sens que s’il est mis à jour régulièrement.

Les éléments à intégrer dans un organigramme

Tous les éléments ne doivent pas obligatoirement apparaître dans un organigramme, car chacun doit s’adapter à la structure et aux besoins des différentes entreprises, et refléter au mieux les positions. Voyons les éléments à intégrer.

Sommet stratégique

Il s’agit des cadres supérieurs de l’entreprise. Ils sont chargés de prendre les décisions qui affectent plus particulièrement l’entreprise et son image. Ils doivent approuver des processus, ils auront plus de contrôle sur les autres départements et ils délégueront plus de tâches à leurs subordonnés (qui seront bien indiqués dans l’organigramme).

Ligne médiane

Ce sont les cadres intermédiaires de l’entreprise. Ils font en quelque sorte le pont entre les cadres supérieurs et les employés qui sont en charge de mener des actions qui affecteront directement l’entreprise. Pour cette raison, une bonne communication est déterminante pour ce groupe d’employés.

Centre des opérations

Ici, on trouve les collaborateurs qui sont en contact direct avec les fonctions de l’entreprise.

Personnel de soutien

Ce groupe fait référence aux sous-traitants. Il accompagne les collaborateurs qui ont une activité spécifique pour augmenter le niveau de performance.

La mise en forme de l’organigramme

En fonction du secteur d’activité, l’organigramme peut être établi sous diverses formes pour un résumé graphique d’une organisation.

Organigramme hiérarchique

Dans une organisation hiérarchique, verticale et descendante, les lignes d'autorité et de communication doivent être claires. Au sens le plus strict, pensez à l'armée. Dans le monde des affaires, pensez au directeur général et aux autres cadres dirigeants, qui supervisent peut-être le travail de directeurs, cadres supérieurs, cadres intermédiaires, chefs d'équipe et membres d'équipe. Si la force de cette structure réside dans sa clarté et sa stabilité, sa faiblesse potentielle est sa rigidité, son incapacité à faire preuve de souplesse lorsque cela s'avère nécessaire. L'entreprise peut aussi parfois être victime d'un excès de postes de direction qui se superposent les uns aux autres.

Egalement appelé « organigramme en pyramide », « organigramme en râteau », ou « organigramme en bannière », l’organigramme hiérarchique dispose lui-même de plusieurs variantes.

o Disposition en pyramide : classique

o Disposition en arbre

La lecture se fait de gauche à droite, le niveau de hiérarchie le plus élevé de l’entreprise étant présenté sur la gauche.

o Disposition repliée

Un mélange entre la pyramide et l’arbre. Sa lecture se fait donc de haut en bas et de gauche à droite simultanément.

Organigramme matriciel

On utilise l’organigramme matriciel généralement seulement dans le cas où les personnes dépendent de plusieurs responsables. Prenons l'exemple d'une entreprise dotée d'une équipe de graphistes qui répondent tous au chef graphiste. Les graphistes travaillent aussi sur d'autres projets qui sont menés par leur propre chef de projet. Dans ce cas, les graphistes ont deux responsables.

Dans une organisation matricielle, les relations entre les services peuvent être plus fructueuses et coopératives. Néanmoins, le fait d'avoir plus d'une personne ou plus d'un service à satisfaire peut également créer des conflits de loyauté ou des conflits d'intérêts chez les employés.

Organigramme plat

Ce type d'organigramme, parfois appelé organigramme horizontal, n'a pas ou peu de niveaux de management intermédiaires et consiste généralement en deux niveaux : la direction et les travailleurs. Dans de telles entreprises, les salariés ont plus de responsabilités et sont plus directement impliqués dans la prise de décisions.

Dans une structure plate ou horizontale, la plupart des niveaux de management ont été supprimés, et la direction et les employés sont en contact direct. C'est une structure courante parmi les petites entreprises, mais qui n'est souvent pas très pratique pour les grandes organisations. Les employés peuvent avoir une impression de travail en équipe et d'autonomie plus prononcée. En revanche les conflits entre salariés peuvent être accentués, car le nombre de personnes effectuant le travail à proprement parler est réduit.

D’autres types de représentations

Organigramme circulaire

Organigramme planétaire

Organigramme normalisé

Gagner en visibilité avec un organigramme

Il existe peu de règles dans les organigrammes. Aussi, tous les éléments visuels qui aident à communiquer sont les bienvenus :

De photos peut aider les salariés à mieux se connaître et à mettre des noms sur des visages.
Des formes et/ou couleurs différentes pour faciliter la définition des contours des services, groupes de travail, niveaux de management ou toute autre distinction utile.
Des icônes ou logos de l'entreprise pour permettre de personnaliser l’organigramme.
Des animations dans PowerPoint pour aider à rendre une présentation plus vivante lorsque vous expliquez les différentes parties de l'organigramme.
Des formes en 3D pour rendre l’organigramme plus attrayant en le faisant ressortir de la page.
Des relations dans les schémas sont parfois appelées relations hiérarchiques (ou chaîne de commandement). Elles représentent les relations responsable-subalterne, ainsi que les relations latérales, qui font référence à des personnes au même niveau. Dans les relations hiérarchiques, vous pouvez avoir des lignes pleines, indiquant les principales lignes d'autorité, ou des lignes en pointillés, indiquant les lignes secondaires d'autorité. Tant que les relations formelles sont claires, il n'existe pas de règle absolue quant aux symboles et lignes utilisés dans les organigrammes.

Pour en faciliter la lecture et la compréhension, l’organigramme doit être clair et lisible au premier coup d’œil, ne le chargez donc pas trop en informations. Plus la structure est grande, moins l’organigramme sera détaillé afin de limiter la difficulté de lecture et le risque de perte de sens. Toujours dans le cas d’une grande entreprise, une vue globale est utile, mais il peut s’avérer nécessaire d’en concevoir également un pour chacun des départements composant la structure pour en faciliter la compréhension et la lisibilité.

Commencer par designer la personne qui va l’élaborer. Normalement, il doit avoir une compétence graphique, mais surtout comprendre le fonctionnement de votre nouvelle entreprise

Définissez votre objectif et la portée de l’organigramme. Par exemple, destinez-vous votre organigramme à être une ressource permettant de savoir « qui est qui » ? Peut-être voudrez-vous inclure des photos et des coordonnées, notamment des adresses e-mail. L'organigramme concerne-t-il l'ensemble de votre entreprise ou seulement l'organisation d'un service ou d'un groupe de travail ? Un seul organigramme sera-t-il suffisant ? Pensez à ce qui répond le mieux à vos besoins.

Rassemblez les informations. Vous trouverez peut-être une liste existante des employés sur laquelle baser votre schéma, ou bien un organigramme qui ne serait plus d'actualité, mais pourrait encore être un bon point de départ. N'oubliez pas de recueillir des coordonnées, des photos et tout ce que vous pourriez utiliser. Peut-être aurez-vous besoin de trouver d'autres ressources pour clarifier les lignes d'autorité et les expliquer clairement dans votre schéma.

Déterminez quelle plateforme vous prévoyez d'utiliser pour créer votre schéma, et comment vous prévoyez de l'afficher.

Planifiez des mises à jour régulières de votre organigramme. Gardez en tête que la situation évolue rapidement dans bon nombre d'entreprises, il vous faudra donc un moyen efficace de maintenir vos schémas à jour. Or cette opération est beaucoup plus facile via une plateforme collaborative.

Les limites d’un organigramme

Il peut rapidement devenir obsolète, en particulier dans les entreprises connaissant une importante rotation du personnel. Les diagrammes en ligne sont plus faciles à mettre à jour que les diagrammes papier. Il est possible d’automatiser l'arrivée ou le départ d'un employé.

Il représente uniquement les relations officielles, mais n'inclut pas les liens informels ou sociaux qui permettent pourtant de faire avancer les projets dans une entreprise.

Il ne reflète pas le style de management. Il montre les liens d'autorité, mais pas comment cette autorité est exercée.

L’ensemble des tâches et missions rattachées à un métier sont définies précisément dans les fiches de poste des salariés. L’organigramme n’en donne qu’une vision globale.

Malgré son utilité, cette représentation de la structure ne reste qu’un schéma, C’est un outil figé et très peu flexible. Il ne met pas en évidence la polyvalence d’un métier et la transversalité des missions rattachées à chaque poste.

Le Saviez-Vous ?

L’organigramme doit donc être accompagné d’outils complémentaires comme :

des fiches de postes,
des RACI (Responsible, Accountable, Consulted et Informed) : matrice des responsabilités

MOTS CLÉS : #Organigramme #RessourcesHumaines #RH

PERSONNES : @Ab36678819

TAGS : Organigramme, Etes-vous sur l'organigramme ?, organigramme dune entreprise, rôle d'un organigramme, concept-rh, performance rh, controle de gestion rh, indicateurs rh, turnover rh, gestion rh excel, rh gpec,kpi rh définition, ressources humaines recrutement, tableau de bord excel ressources humaines, gestion previsionnelle emploi compétences

Liens :